1. Úvodem
Co v tomto dokumentu najdete? V těchto zásadách(„Zásady“)se dozvíte především to, jaké osobní údaje zpracováváme, proč a na základě čeho tak činíme, komu je předáváme a také jaká máte v souvislosti s jejich zpracováním práva. Veškerá zpracování osobních údajů probíhají v souladu s obecným nařízením Evropské unie č. 2016/679, o ochraně osobních údajů, obvykle označovaným jako GDPR a i my v Zásadách používáme tuto zkratku.
Kdo je správce osobních údajů? Správcem osobních údajů jsme my, growy s.r.o., se sídlem Na Folimance 2155/15, Vinohrady, 120 00 Praha 2, IČO: 094 77 454. Jsme zapsaní v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 336810 („my“).
Koho se tyto zásady týkají? Zásady se vztahují na situace, kdy zpracováváme vaše osobní údaje jako správce. Tedy jako osoba, která za zpracování osobních údajů odpovídá. Týká se to následujících situací:
Podmínky. Obsah Smlouvy se řídí Podmínkami užívání Aplikací – Growy NET a Growy CRM („Podmínky“). Pojmy s velkým písmenem nedefinované v Zásadách mají význam uvedený v Podmínkách.
Kdy jsme v pozici zpracovatele? Protože do Aplikací, především do Growy CRM, můžete zadávat osobní údaje vašich zákazníků, potenciálních zákazníků nebo vašich dalších zaměstnanců a spolupracovníků (např. těch, kteří Aplikace nevyužívají a nejsou tedy „Zaměstnanci“ dle definice výše), ve vztahu k zákazníkům jste vy správci osobních údajů a my jejich zpracovateli, případně vy jste zpracovateli a my jsme dalšími zpracovateli. To ale v těchto zásadách neřešíme. K tomu slouží zvláštní smlouva o zpracování osobních údajů, která je přílohou Podmínek.
Kontaktní údaje. Kdykoliv nás můžete kontaktovat pomocí těchto údajů:
e-mail: gdpr@growy.cz
telefon: + 420 702 040 289
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracovávané údaje můžeme rozdělit do následujících kategorií:
3. Opravdu vaše osobní údaje potřebujeme?
Vaše osobní údaje se vždy snažíme zpracovávat v co nejmenším rozsahu. Někdy je ale jejich zpracování nevyhnutelné. Abychom mohli uzavřít Smlouvu a poskytovat vám Aplikace, osobní údaje k tomu potřebujeme.
4. Proč a jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Abychom mohli osobní údaje zpracovávat, vždy pro to potřebujeme nějaký zákonný důvod. To znamená, že musíme pro každé zpracování vašich údajů najít oporu v právních předpisech. Osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:
| Jaký je právní základ pro zpracování dle GDPR? | Proč osobní údaje zpracováváme? | Jak dlouho je budeme zpracovávat? | Jaké údaje pro tento účel zpracováváme? |
| SMLOUVA plnění povinností ze smlouvy nebo v rámci předsmluvního jednání článek 6 odst. 1 b) GDPR | Když s námi jednáte o uzavření Smlouvy nebo ji s námi už uzavřete, potřebujeme zpracovávat osobní údaje některých osob ve vaší společnosti (např. jednatel či jiná podepisující osoba, administrátor Aplikací). Tyto údaje potřebujeme i během plnění Smlouvy (např. komunikace s administrátorem ohledně dotazu či chyby v Aplikacích). | Po dobu trvání Smlouvy. | Identifikační údaje Kontaktní údaje Přihlašovací údaje Informace o vašem zařízení Fakturační a bankovní údaje Informace z naší komunikace |
| PRÁVNÍ POVINNOST plnění povinností, které vyplývají z právních předpisů článek 6 odst. 1 c) GDPR | Někdy musíme zpracovávat osobní údaje, když nám to přikazuje zákon. Jde zejména o účetní a daňové předpisy. | Po dobu požadovanou daným právním předpisem (běžně 10 let od skončení účetního roku, ve kterém se stala z pohledu daní/účetnictví významná událost) | Identifikační údaje Kontaktní údaje Fakturační a bankovní údaje |
| OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM je to v našem oprávněném zájmu článek 6 odst. 1 f) GDPR | Abychom mohli chránit Aplikace před útoky, spamy či jiným poškozováním, můžeme v rámci přístupu do ní zpracovávat tzv. protokolové soubory včetně IP adresy přistupující osoby. | Maximálně po dobu 3 měsíců od každé činnosti v Aplikacích. | Informace o vašem zařízení |
| Abychom vám mohli jako našim zákazníkům zasílat newslettery, například s informacemi o nových službách a funkcích Aplikací. | Po dobu 3 let od skončení Smlouvy, případně do doby, než vznesete námitku proti tomuto zpracování, např. odhlášením se z odběru našich newsletterů. | Identifikační údaje Kontaktní údaje | |
| Abychom vás mohli informovat o důležitých věcech týkajících se Aplikací (např. odstávky). | Po dobu trvání Smlouvy. | Identifikační údaje Kontaktní údaje | |
| Abychom mohli chránit svoje práva a právem chráněné zájmy (např. pokud vznikne spor v souvislosti se Smlouvou). | Po dobu maximálně 16 let od skončení Smlouvy. Toodpovídá maximální promlčecí lhůtě dle občanského zákoníku (15 let) a 1 roku navíc pro situace, kdy obdržíme žalobu z vaší strany po uplynutí promlčecí lhůty. | Identifikační údaje Kontaktní údaje Fakturační a bankovní údaje | |
| SOUHLAS údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu článek 6 odst. 1 a) GDPR | Abychom mohli zpracovávat vaše údaje, jejichž zpracování nemůžeme podřadit pod žádný z výše popsaných právních důvodů pro zpracování údajů. | Po dobu udělení souhlasu. | Údaje, které jsou uvedeny v souhlasu se zpracováním osobních údajů. |
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat manuálně i s využitím automatizovaného zpracování, nebudeme nicméně provádět profilování.
5. Komu vaše osobní údaje předáme?
Vaše údaje můžeme předávat i dalším subjektům, a to hlavně proto, abychom zajistili naše efektivní fungování. Naši dodavatelé služeb se tak stávají zpracovateli vašich osobních údajů. Jsou ale oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje jen v tom rozsahu, ve kterém si to s nimi dohodneme.
Konkrétně předáváme vaše osobní údaje následujícím subjektům:
Vaše osobní údaje můžeme také předat orgánům veřejné moci, pokud to bude v našem zájmu nebo pokud nás o to požádají.
6. Kam budeme vaše osobní údaje předávat?
Vaše osobní údaje nepředáváme mimo EU. Pokud bychom se v budoucnu rozhodli je mimo EU předávat, budeme tak činit jen v souladu GDPR do zemí nebo subjektům, kde je zajištěna adekvátní ochrana osobních údajů, zejména do USA. V případě, že jsou vaše osobní údaje předávány do těchto třetích zemí, dochází k takovému předání výhradně na základě standardních smluvních doložek, tj. vzorové smlouvy vydané Evropskou komisí a zároveň budou předávány výhradně do společností, které se zaručují, že v souladu s nařízením Evropské komise poskytují osobním údajům náležitou ochranu.
7. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva. Můžete je uplatnit dopisem na adresu našeho sídla nebo na e-mailové adrese gdpr@growy.cz
8. Informace k využívání dat z Google služeb (Workspace API)
V rámci některých funkcí Aplikací může docházet ke zpracování údajů prostřednictvím Google služeb, například Google Kalendáře. V takovém případě zpracováváme tyto údaje výhradně pro účely poskytování funkcionalit Aplikace (např. synchronizace událostí).
Potvrzujeme, že data získaná prostřednictvím Google Workspace API nejsou využívána k vývoji, zlepšování ani trénování obecných modelů umělé inteligence (AI) nebo strojového učení (ML).
Tyto Zásady jsou účinné od 1. 4. 2024